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Explication au public du processus d’archivage des dossiers de candidature par la CENI


  21 Juillet      112        Politique (25169),

 

Kinshasa, 21 juillet 2018 (ACP).- La Commission électorale nationale indépendante (CENI) a expliqué au public le processus d’archivage de chaque dossier de candidature réceptionné aux Bureaux de réception et de traitement des candidatures (BRTC) pour la députation provinciale, afin de permettre aux parties prenantes, aux électeurs et autres partenaires au processus électoral de suivre l’évolution des opérations ayant trait aux scrutins de décembre prochain.

Dans un communiqué de presse parvenu samedi à l’ACP, la CENI indique que les dossiers physiques des candidats enregistrés ainsi que les CD finaux sont transmis à Kinshasa suivant un plan de ramassage élaboré par la direction de la chaine logistique en collaboration avec celle des opérations.

Ces dossiers physiques constitués en trois exemplaires sont transmis à l’Antenne du ressort du BRTC, à la juridiction compétente et au secrétariat exécutif provincial (SEP), en ce qui concerne la députation provinciale, les élections municipales et locales pour leur pré-archivage.

Cette opération de pré-archivage consiste à vérifier au préalable l’exhaustivité des pièces constitutives des dossiers de candidature et au classement en ordre afin de constituer des colis à expédier ou pour l’archivage proprement dit.

A ce stade, il est question de répartir les dossiers enregistrés et traités en série, classés selon l’ordre de numéro d’enregistrement des dossiers des candidatures et dûment ficelés et étiquetés, en mentionnant clairement leur provenance. Un bordereau de transmission et de réception est dressé à cet effet signé conjointement par l’assistant réceptionniste et le président du BRTC avant l’expédition du colis.

Ainsi, les documents transmis sont minutieusement contrôlés à la réception par le préposé commis à l’archivage. Ce dernier se fait l’obligation de vérifier leur conformité à base du bordereau de transmission et de réception, de signaler toute forme d’anomalie sur les dossiers, de procéder à leur traitement en dépouillant au fur et à mesure le colis en fonction de la liste accompagnant les documents et du constat effectué par lui, d’effectuer le tri et de classer les éléments selon leurs provenances.

Les enveloppes sont classées dans des boîtes d’archives suivant l’ordre alphabétique des noms des candidats d’un même parti ou regroupement politique, relié par un élastique, et constituant une même liasse. Après avoir constitué les liasses dans la boite d’archives, les dossiers sont classés en ordre alphabétique.

L’archiviste mentionne au dos de chaque boîte d’archives les éléments d’identification se rapportant à la circonscription et aux partis qui y sont contenus.

Les boîtes d’archives sont ensuite classées verticalement aux rayons, présentant les codes qui sont portés sur le dos. En cas d’absence de rayonnages, conclu la source, les dossiers sont classés dans des sacs en jute sur lesquels sont mentionnés tous les éléments de leur identification.ACP/BSG/Wet

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